Drei Schritte für eine reibungslose Umstellung von physischen Pendelordnern auf digitale Finanzbuchhaltung

In der sich wandelnden Landschaft der Steuerberatung wird der traditionelle Pendelordner zunehmend von digitalen Buchhaltungssystemen verdrängt. Auch bei der Digitalisierung der Buchhaltung ist eine sorgfältige Strukturierung essenziell, um einen geordneten Ablauf zu gewährleisten. An dieser Stelle präsentieren wir Ihnen drei wesentliche Ratschläge, die bei der Umstellung von analogen Pendelordnern auf moderne digitale Finanzbuchhaltung berücksichtigt werden sollten.

Tipp 1: Vereinbarung zur Beleganlieferung

Schaffen Sie eine klare Vereinbarung zur Beleganlieferung für Ihre Klienten. Diese Vereinbarung sollte präzise Eckpunkte enthalten, beispielsweise wie und bis zu welchem Zeitpunkt die Belege einzureichen sind.

Empfohlene Formulierung:

Scans: Bitte alle Belege in Schwarzweiß mit einer Auflösung von 200-300 dpi scannen.

Rechnungseingang: Nutzen Sie das ScanModul von DATEV, um sämtliche Dokumente zu digitalisieren. Beachten Sie, dass jede Rechnung in einer separaten Datei vorliegen sollte und die Belege korrekt digital zusammengeführt werden müssen.

Rechnungsausgang: Senden Sie die Schnittstellendatei aus Ihrem Fakturierungsprogramm an die angegebene E-Mail-Adresse.

Termin: Wir bitten um rechtzeitige Bereitstellung der Unterlagen bis zum angegebenen Datum.

Auswertung: Die Auswertungen stehen spätestens bis zum xx.xx.xxxx in DATEV Unternehmen online zur Verfügung.

Eine Umstellung auf wöchentliche Buchhaltung kann sinnvoll sein, um aktuellere Finanzdaten für Ihre Klienten zu gewährleisten. Zudem bietet sich die Möglichkeit, feste Termine für die Übermittlung der Buchhaltungsbelege festzulegen, um die Last vor der Umsatzsteuerfrist zu minimieren.

Tipp 2: Kommunikation mit dem Buchhalter

Stellen Sie sicher, dass sämtliche Kollegen, die mit den jeweiligen Klienten arbeiten, über die Beleganlieferungsvereinbarungen informiert sind. Seien Sie aufmerksam für mögliche Zusatzleistungen aufgrund fehlerhafter Beleganlieferung durch die Klienten.

Rat: Mithilfe der Beleganlieferungsvereinbarung können Sie schnell feststellen, wenn Anforderungen über den vorher vereinbarten Rahmen hinausgehen und diese als Sonderleistungen abgerechnet werden können. Falls beispielsweise die Schnittstellendatei aus dem Fakturierungsprogramm monatlich in einem unpassenden Format geliefert wird und aufwendige Umformatierungen erforderlich sind, könnte dies unter Umständen zusätzliche Gebühren nach sich ziehen.

Tipp 3: Nutzung vorhandener Mandantensysteme

Es existieren mittlerweile zahlreiche digitale Vor-Systeme, mit denen Ihre Klienten ihre Buchhaltungsdaten vorbereiten können. Falls Ihre Klienten mit bestimmten Systemen vertraut sind, sollten sie diese weiterhin nutzen. Auf diese Weise können Sie unkompliziert Daten für die digitale Buchhaltung erhalten. Die Essenz besteht darin, dass die Daten letztlich in einheitlicher Form in Ihrer Kanzleisoftware zusammengeführt werden.

Hinweis: Wenn Ihre Klienten ihre gewohnten Systeme nutzen dürfen, erleichtert dies die Akzeptanz der digitalen Buchhaltung. Wichtig ist jedoch, dass ein Mitarbeiter in Ihrer Kanzlei mit IT-Kenntnissen vertraut ist, um im Bedarfsfall bei der Konfiguration der Datenausgabe für die digitale Buchhaltung unterstützen zu können. So stellen Sie sicher, dass der Übergang reibungslos verläuft.